電子契約の普及により、紙の契約書から電子契約書への移行が進んでおり、これには多くのメリットが伴います。収入印紙代や保管場所の削減、手間の軽減などがあり、また、電子契約においても契約書の非改ざん性は確保されています。
割印は契約書の非改ざん性を証明するために付与されていますが、法的には必須ではありません。電子契約では電子署名が非改ざん性を証明する役割を果たすため、割印は不要とされています。
この記事では、電子契約における割印の必要性から電子契約の運用において割印がどのように位置づけられているかを解説します。
法的に割印の必要性は非強制
割印は法的に求められて実施するものではなく、商習慣として非改ざん性を証明するために実施されます。以下では、割印が法的に付与必須ではない理由を解説します。
割印は文書の関連性を示すために押印する
割印は文書の関連性を示し、関連する文書の非改ざん性を確保するために用いられます。通常、複数の文書が一体となる場合、割印が押されて、各文書にその一部が印されます。
この割印は特に契約書の分野でよく見られ、原本とコピーの対応関係を示す役割を果たします。割印に関して、使用する印鑑の種類や位置に厳格な制限はなく、署名との一致も必要ありません。そのため、割印は簡便なプロセスで行えます。
契印は複数ページの書類の関係性を示す役割として押印される
契印と割印は、文書の連続性と非改ざん性を確保するために使用されるが、その目的と意味において異なる。割印は複数枚の文書が関連しており、かつ改ざんされていないことの証明を行うのに対し、契印は複数ページを持つ文書に対してページ間に押印し、ページの差し替えや改ざんがないことを証明することを意味する。したがって、これら2つの印章には明確な違いが存在する。
訂正印や捨印とも異なる
割印と同様、訂正印や捨印も異なる実施目的を持つ印章ですが、各印章の使用目的は異なります。訂正印は契約書内で修正が必要な場合に使用され、訂正箇所を二重線で取り消し、その上に正しい情報を記入し、訂正印を押します。
捨印は契約書の内容に将来的な変更が予想される場合、事前に印章を押しておく印鑑です。信頼関係のある相手に対して使用され、捨印の押印がある契約書では、受領後でも契約内容の変更が容易に行えるようになります。
このように、割印、訂正印、捨印はそれぞれ異なる使用目的を持つことが理解されるでしょう。
割印がなくても契約書の法的効力には影響しない
割印は契約書の改ざんがなく、同一の契約書であることを証明する役割を果たしますが、契約そのものの法的効力には直接的な影響を与えません。
契約は法律上、契約方式の自由に基づき、口頭契約など目に見えない形式で成立することが認められています。しかし、割印が存在することで、契約書が将来の紛争や訴訟において頼りになる証拠となる可能性が高まります。
電子契約では割印は必要ない
では、電子契約において、文書間の関連性と非改ざん性を証明する割印は必要となるのでしょうかか。結論、電子契約においては、割印は不要です。
書面契約では真正性を記名押印によって証明する
書面契約において、その文書が係争時の証拠として利用するためには真正性を確保する必要があります。民事訴訟法228条2項に以下の記載があるのです。
文書は、その成立が真正であることを証明しなければならない。
では、この真正性を書面契約の場合、どのように満たしているかというと、記名押印をすることによって満たしています。民事訴訟法228条4項を確認すると以下のように記載があるのです。
私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。
上述の民事訴訟法228条4項の内容と、「本人の印鑑によって押印されていれば、本人の意思によって押印されたのだろう」という、二段階の推定を経ることによって、本人の印鑑によって押印された文書は真正性を確保できることになっています。
以上から、書面契約において、割印の付与が法的に必須ではないことがわかります。
電子契約では真正性を電子署名が証明する
では、電子契約においてどのように真正性を確保するかというと、電子署名を付与することで確保します。電子署名法3条に以下の記載があるのです。
電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
以上から、電子契約において電子署名が真正性を確保するため、押印は不要であることがわかります。もちろん、同様の理由で電子契約に割印は不要です。
電子契約が改ざんされても検知可能
割印や契印の必要性は法的にはないが、実務上の問題はありません。割印や契印の必要性に疑問を抱くことは理解できます。
しかし、電子契約においては割印や契印が押されていなくても、問題はありません。なぜなら、電子契約には電子署名が付与され、この署名によって非改ざん性が確保されているのです。
もし電子契約が改ざんされた場合、その変更は検知可能です。割印や契印の目的は非改ざん性の確保ですが、電子署名によってこの要件が満たされているため、割印や契印の付与は不要です。
法的要件にはこだわらない、電子印鑑の利用が便利なケース
電子契約に割印や契印の付与が不要であるとしても、これまでの商習慣上で、割印や契印の付与が求められる場合があります。そのような場合には電子印鑑をご利用ください。
商習慣から電子契約に押印を求められる場合がある
これまでご紹介してきた通り、電子契約に割印や契印は法的に必須ではありません。しかし、以下のようなこれまでの書き方の理由で割印などの押印が電子契約上に求められる場合があるのです。
- 契約書上に押印があった方が雰囲気が出る
- 契約書上に押印があると、一目で契約締結がされていることがわかる
非論理的な意見であると一蹴せずに一度対応の検討が必要です。なぜなら、電子契約を相手方や社内の人間に利用してもらい、業務効率化を目指すためには、彼らの感情面にも配慮して、納得して動いてもらう必要があるからです。
電子印鑑とは
電子印鑑は、伝統的な印鑑（実印や認印）のデジタル版で、デジタルドキュメントに署名や承認を行う際に使用されます。これは、日本など一部の国々で法的に受け入れられています。電子印鑑は、デジタル署名の一種であり、特にビジネスや官公庁で広く活用されています。通常、電子印鑑はセキュリティの向上、効率の向上、紙の使用削減を目的として採用されます。
電子印鑑は、以下のような特徴を持っています：
- 法的効力: 電子印鑑は、日本などで法的な認知を受けており、契約書や重要文書において法的効力を持つことができます。
- セキュリティ: 電子印鑑は不正アクセスからの保護やデジタルドキュメントの改ざんを防ぐセキュリティ対策を提供します。
- 効率: 伝統的な紙文書に印鑑を押すプロセスをデジタル化することで、業務プロセスの効率が向上します。電子印鑑は、文書の電子的な承認や署名を迅速かつ効果的に行うために使用されます。
- 環境への配慮: 電子印鑑の採用は、紙の使用を削減し、環境にやさしい方法でビジネスを行う手助けをします。
電子印鑑は、ビジネス環境で重要なツールとして利用され、紙文書の使用を減らし、デジタル文書の取引を簡素化し、セキュリティを向上させます。
電子印鑑の作成方法は2通りある
電子印鑑を作成する手段は以下の2通りあります。
- 印影画像を電子契約にそのまま付与する
- 印影画像に識別情報を持たせて電子契約に付与する
印影画像を電子契約にそのまま付与する
印影画像をスキャニングして、画像データにすることで電子印鑑として利用ができます。ExcelやWordなど既にお持ちのツールで簡単に印影の画像化、および、電子印鑑を作成できる点がメリットです。
しかし、画像データですので第三者によるコピーが容易である点に課題があります。
印影画像に識別情報を持たせて電子契約に付与する
スキャニングした印影画像に識別情報を持たせることで、コピーの難しい電子印鑑を作成できます。この方法であれば、電子印鑑を付与することで「誰に」よって、電子印鑑が付与されたか証明ができますので、電子文書の信頼性を底上げできるのです。
電子契約サービス導入のメリット
割印など押印が不要な電子契約ですが、電子契約を作成する際には電子契約サービスの活用がおすすめです。
契約書1通あたり2,500円のコスト削減をした事例もある
電子契約サービスを導入することで以下のコスト削減を実現できます。
- 契約書ごとに課税される印紙税の削減
- 書面契約の作成・郵送・管理コストの削減
- 書面契約の検索・監査コストの削減 など
世界No1シェアのDocuSignを導入したソフトバンク株式会社では契約書1通あたり2,500円のコスト削減効果を実現しています。この事例からも明らかであるように、電子契約サービス導入によるコスト削減効果は非常に大きいです。
契約業務にかかる時間を即日まで短縮できる
書面契約の場合、契約書を作成後、相手方に送付し、相手方から記名押印済みの契約書を返送してもらうまでに2-3週間程度の期間がある場合が多いです。
一方で、立会人型の電子契約サービスを利用する場合、契約締結用のURLが記載されたメールを相手方に送付すれば、契約業務を完結できますので、リードタイムの短縮を期待できます。
また、電子契約サービス上には以下のような機能が搭載されている場合が多いですので、リードタイムの短縮と同時に業務の効率化を期待できる点がメリットです。
- ワークフロー
- 契約テンプレート登録
- 顧客別のステータス管理
- 一括送信
- 契約書の一元管理、関連文書管理
- 契約書への属性付与、属性による項目検索、範囲検索、複数条件検索 など
識別情報付きの電子印鑑を作成できる
電子印鑑GMOサインなど、一部の電子契約サービスではシステム上で識別情報付きの電子印鑑を作成することができます。
上述でも紹介した通り、印影画像をただコピーしただけの電子印鑑を利用した場合、証拠の信頼性向上にも寄与しない上に、第三者による不正コピーの懸念もあるため、あまりおすすめができません。
電子印鑑GMOサインなどの電子契約サービスを利用すれば、登録した印影画像に対して簡単に識別情報を付けることが可能ですので、相手方からの要望にも簡単に対応ができる点がメリットです。
電子印鑑の運用の注意点
何らかの方法で、印影をアップロードして電子契約書に埋め込んだ場合には、注意が必要です。
近年、スキャンする技術も向上しており、高度なスキャン技術が発展してきました。例えば、紙の契約書などで利用している印影を電子契約書にアップロードした場合、印鑑の偽造や複製が簡単にできてしまう時代になっています。
一般的には、契約書には押印があることに慣れ親しんでいるので、電子契約書になって、印鑑がない状態に違和感を覚えてしまうこともあるでしょう。しかし、安易に印影のデータを使用することは危険です。その印影のデータが世界中に回る原因になってしまうのです。
そうなると、偽装される確率も上がります。電子契約書にはセキュリティ性の高い電子署名に全てが包括されているので、むやみに実際の印影をデータでアップするのは控えておきましょう。
まとめ
書面契約において、割印の押印は法的に必須ではないものの、非改ざん性を示す商習慣として長らく行われてきました。一方で、電子契約においては割印の押印は不要です。電子契約は電子署名によって真正性と非改ざん性が法的に確保されます。
そのため、割印は法的にも実務上でも必要ないケースがほとんどです。しかし、一部の商習慣において印鑑の押印が求められる場合もあります。このようなケースでは、電子印鑑を活用することで対応が可能です。
