電子契約サービス おすすめ人気ランキング【2023年厳選評価比較表】

電子契約サービスは、オンラインで契約を効率よく簡単に取り交わすシステムで、業務効率向上やコスト削減に大いに貢献します。そこで「会社の仕組み・文化にマッチしなかった」「操作性が悪く使いづらい」「相手方から電子契約に対しての理解が得られない」などの問題が発生すると、かえって業務効率が下がったり、定着せず使われなくなってしまうケースもあるものです。

しかし、当事者型・立会人型という電子署名方式や機能、費用において異なる選択肢が存在し、選定には検討が必要です。とはいえ、GMOサイン、クラウドサイン、グレートサインなどのサービスがたくさんあり、どれを選ぶべきかについて迷う企業も多いでしょう。

ここでは、電子契約サービスの選び方とおすすめの人気サービスに焦点を当てわかりやすくご紹介します。電子契約のメカニズムと導入時の注意事項も含め詳しく解説していきます。

さらに、無料で試用できるサービスも提供しておりますので、自社に最適なソリューションを見つける際の比較材料としてご活用いただけます。

電子契約サービスとは？

電子契約サービスとは、PDFをはじめとする電子文書ファイルを使って、オンライン上で契約締結ができるシステムです。サービス側で用意しているテンプレートを活用すれば簡単に契約でき、幅広い業種で取り入れられています。

基本的な電子署名機能のほか、電子契約書の作成や紙の契約書の管理、多言語対応など、システムによってさまざまな機能が備わっています。

一方、電子契約システムはペーパーレスを図れる利便性がある反面、なりすましや改ざんのリスクがゼロではありません。そのため電子契約の信頼性として以下の2つの要素が重要視されています。

• 本人性：電子契約を作成した人と、データに表示されている作成者の同一性が確認できること
• 非改ざん性：電子契約のデータが改ざんされていないと確認できること

この2つの要件を同時に担保できる仕組みが電子署名と定義されています。

インターネット上でのやり取りなので郵送や対面の手間がなく、契約までの時間やコスト削減に役立つでしょう。セキュリティ対策が必要なものの、契約書の保管場所に困ることもありません。更新時の検索もスピーディーです。

担当者や社員の手間を減らせるため、業務効率の向上をめざす企業におすすめです。時間や距離の制限なく営業活動ができるのもポイントになります。テレワークの備えにも、導入を検討してはいかがでしょうか。

電子契約の仕組みと法的にも有効なの？

電子契約システムは、本人性と非改ざん性を担保するために、暗号技術を用いて契約をおこないます。契約締結時に対面での本人確認をしにくい電子契約では、契約者本人の合意があったことを証拠として残すため、暗号技術を用いた電子署名とタイムスタンプを用いています。

これはどちらもハッシュ値と呼ばれる文字列を使って、契約締結後に内容が改ざんされていないかを照会できる方法です。電子署名とタイムスタンプのどちらもハッシュ値が正しければ、一切改ざんされていないということがわかります。

なりすましや改ざんを防ぐ電子契約システムで作成された契約書は、実印による押印がなくても、電子署名法第3条によって、民事訴訟法228条4項と同じ保護が得られます。書面化していなくても、電子契約で法的に有効な契約行為が成立するため、法務省でも、一定の電子署名がされた電子文書は真正に成立するとの見解を示しているので、有効性は確保されているでしょう。

本来、契約行為は双方の合意があれば、口頭でも成立します。とはいえ、口頭では「言った」「言わない」のトラブルが起きやすいもの。そのため、これまでは署名押印をした契約書面を取り交わして、契約の真正性を立証してきました。

電子契約サービスの選び方

電子契約サービスを選ぶ際に必ずチェックしておきたい「５つのポイント」をご紹介します。

ポイント①　当事者型か立会人型で電子契約のタイプを選ぶ

オンライン上の電子署名には2つのタイプがあり、契約ごとに使い分けができるサービスもあります。本人確認の程度が異なるため、自社の契約方法にあわせて、まずはタイプを選びましょう。

大口やM＆Aのようなより確実な契約を結びたい企業には「当事者型」がおすすめです。より確実な契約を締結したい場合は、当事者型がいいでしょう。事前に外部の電子認証局で本人確認をうけ、発行された電子証明書を利用して当事者が署名するのが特徴です。

また、第三者による本人確認により信頼性が高く、契約の改ざんや不正のリスクを大きく減らせるというメリットがあります。契約金額が大きい企業やM&Aのような、重要な契約を締結するときにおすすめです。

ただし、当事者型は電子証明書の取得をしなければならず、手間と時間がかかるのがデメリットになります。取引先も同様の手続きが必要なので、場合によってはサービスのアカウント登録に対するサポートが必要です。

取引先が固定されているならば、負担が少ない「立会人型」を選んでもよいでしょう。取引先が固定していて本人確認の必要性が低いなら、立会人型を選んでも問題ありません。電子契約サービス側が依頼に基づいて電子署名をする仕組みで、簡単な登録やメールアドレスのみで利用できます。スピーディーに電子契約を導入でき、取引先に大きな負担をかけないのが魅力です。小口取引や昔ながらのお得意様を大事にしたいとき、負担を減らして電子契約を導入したい企業にうってつけでしょう。

立会人型は本人確認の信頼度は当事者型より低いものの、法的有効性の推定に支障はないため、本人確認の信用性が気になる場合、二段階認証・二要素認証を活用してセキュリティを高めるといいでしょう。

ポイント②　電子契約の信頼性を確認するための重要事項

契約行為では、信頼性の確保が重要なポイントになります。次の2つの観点にも注目して、電子契約サービスが自社にあうかどうかも確認していきましょう。

知名度・信頼性とも高いサービスなら、スムーズな電子契約の導入も可能になります。知名度や実績のあるサービスなら、電子契約に不慣れな取引先でも受け入れやすいというメリットがあります。電子契約を行っていない取引先が多い場合は、サービスの知名度で選ぶのも1つの方法です。

また、シェア率が高い大手企業が運営していれば、利用中にサービス終了するリスクも少なめです。ネットのユーザー評価や口コミも参考に、長期的に安定して利用できるシステムを選んでください。

自社のレベルにあわせて、セキュリティ面で堅ろうなサービスを選ぶことも大切です。オンライン上の電子契約は便利な反面、ハッキングや情報漏洩のリスクがあります。セキュリティ機能の充実度をチェックしましょう。

基本的に、ファイルの暗号化・ファイアウォール・IPアドレス制限は不可欠になります。利用者が多い場合は二段階認証や二要素認証、履歴管理はブロックチェーンに注目してください。

とはいえ、セキュリティ機能は自社のレベルにあわせて選ぶ必要があります。高度なセキュリティ機能は高額になりがちで、社員の業務上の手間や取引先への負担も多くなることがあるので、慎重に検討しましょう。

ポイント③　目的・用途にあわせた必要な機能の選択

システムを利用する目的・用途にあわせて、必要な機能を考えて選択しましょう。電子契約サービスは、単に文書ファイルのやり取りをするだけではありません。以下のような多彩な機能があり、どれを備えているかはサービスによって異なります。

• テンプレート機能：幅広い契約文書の書式を備え、業種・商品にあわせて選べる
• ファイリング機能：文書ファイルを契約書名・当事者名・金額などの条件で保管、検索ができる
• ワークフロー機能：社内稟議の起案から承認までシステム上で一括して行える
• タスク管理機能：チーム内でタスクを共有し、一元管理ができる
• 進捗状況管理機能：契約案件を一括管理し、期限・契約満了・更新の管理ができる
• システム連携機能：APIでほかの業務システムと電子契約を共有できる
• 多言語機能：さまざまな言語のサポートがあり、海外企業との契約がスムーズできる
• 共有機能：スマホ・タブレットを使って外出先でも契約手続きができる

また、すでに利用している業務改善サービスがある場合は、連携できるかも確認しましょう。自社のワークフローシステムやSalesforce・ジョブカン・kintoneと連携可能なら、さらなる効率化が目指せます。

とはいえ、機能が多いほど費用も高額化しやすいため注意が必要です。セットプランの機能の内容やオプション料金を確認して、必要な機能で選んでください。契約後に機能を追加できるサービスなら、業務拡大後も継続利用できるでしょう。

ポイント④　サポート体制が充実しているか

システム面でのサポート

電子契約システムの利用だけでなく、ほかのシステムとの連携など、導入サポートも重要です。ワークフローシステムを含めて、同じメーカーの業務システムをまとめて導入できるかという点もあわせて検討ポイントになります。

法律や運用のサポート

導入のハードルになりやすい法律や運用方法、オンボーディングを含めたサポートが充実していることで、新しい業務システムが導入された社内に発生する大小さまざまな問題を解決しやすくなります。

ポイント⑤　コスト効率を最大限に考慮し、持続可能な価格帯で選択しましょう

電子契約サービスは、無理なく継続ができる価格でコストパフォーマンスを重視して選ぶことが大切です。定額制と従量制があるので、初期費用の有無やユーザー数による価格の変動も比較して、営業スタイルにあうものを選んでください。

毎月の契約件数が多い場合は、月額固定の定額制を選ぶといいです。ユーザー数無制限なら、よりコストカットが可能になります。契約ごとの従量制は、中小企業やスタートアップ時の節約にもうってつけです。

安い価格かどうかより、必要な機能がそろったうえでの費用対効果を重視してください。迷ったら、無料トライアルも活用しましょう。利用期間や契約数の制限に気をつければ、実際に使って使用感を試せます。

電子契約システムを導入するメリット

電子契約サービスによる契約締結は、従来の紙での方法よりも多くのメリットがあります。

• 「印刷」「製本」「封入・郵送」「返送」「ファイリング」作業がなくなる
• 印紙が不要になる
• 郵送コスト、作成コストなどの削減
• 契約締結の効率化
• 電子署名とタイムスタンプによるコンプライアンス強化
• 保管や管理のリスク分散

近年、テレワーク・リモートワーク推奨などの影響により、電子契約サービスを導入する企業は増えてきています。しかし、電子契約サービスを「導入する前に情報収集を徹底しておけばよかった」という意見は少なくありません。

サービス導入時に情報収集を念入りに行った企業では導入後の満足度が高く、反対に情報収集に時間をかけなかった企業では社内の利用率が低くなりやすいです。

そのため、サービス導入で失敗しないためには各サービスの情報収集が非常に重要です。サービスごとの料金や機能、特徴をしっかり見比べてみてください。

電子契約システムを導入する際の注意点

電子契約システムの導入には、注意しなければならない4つのポイントがあります。導入後にトラブルが発生しないよう、選ぶときにしっかりと社内で検討しましょう。

ポイント①　電子契約に対応していない契約書もある

電子契約システムは、すべての契約書に対して法的効力を持った契約を締結できるわけではありません。以下の一部の契約書は紙面での締結が義務付けられています。

ポイント②　運用規模や予算感とあっているか

電子契約システムによっては、頻繁に契約書を取り交わすような、大規模な運用を前提としているものもあります。

自社の運用規模やプライバシーポリシー、予算感にあうシステムであるかをよく検討してから導入する必要があります。

ポイント③　本人確認の方法に注意

電子契約はオンラインの契約になるため、契約者のなりすましを避けるために、本人確認は必須といえます。

電子契約システムの多くはメール認証を利用していますが、メールアドレスを偽装することで、なりすましができてしまいます。

そのため企業ドメインのみとしたり、さまざまな方法を組み合わせたり、さらに厳格な電子認証局を利用した本人確認をおこなうケースもあります。

ポイント④　導入にあたって社内外の協力が不可欠

電子契約システムを導入するときには、社内外の関係者の合意や協力も欠かせない要素のひとつです。

電子契約システムは、紙の申請書を前提に設計されていた契約書の作成や送付、署名や承認などの従来の業務フローは適用できません。たとえば決裁権限の移譲や細分化をおこない、押印申請や決裁権限の社内の業務フローを見直す必要があります。

また取引先との契約に利用するときには、取引先が同じサービスに登録するか、メールで送付しなければなりません。取引先が電子契約サービスに慣れていない場合や、すでに別の電子契約システムを利用している場合は、事前に調整や説明が必要です。

既存のさまざまな業務フローや取引先との関係性まで、社内外と協力体制を築いたうえで導入しましょう。

課題を特定せず闇雲に導入を進めてしまうと、機能が不足して想定した成果を得られない、逆にオーバースペックで余計なコストがかかってしまうなどの事態になりかねません。しっかりと選び方を確認し、電子契約サービスを比較して導入しましょう。