働き方改革やDXが推進されている昨今、業務手続きの電子化や文書のペーパーレス化に取り組む企業が増加しています。そうしたなか、電子化・ペーパーレス化のための手段として注目を集めているのが「電子印鑑」です。
電子印鑑は、デジタル化が認められている取引に使用する場合に、法的効力が保証されています。そのため、会社実印を電子化することが可能です。ただし、実印と同等の効力を得るためには、電子署名やタイムスタンプの付与が必要なため注意しましょう。
しかし一方で、「電子印鑑は普通の印鑑とどう違うの？」「電子印鑑は法的に有効なのか？」「電子印鑑は企業同士の契約に使用できるのか？」といった疑問を持たれる方も多いのではないでしょうか。
この記事では、従来の印鑑と電子印鑑の違いから法的効力、メリットや注意点まで徹底解説します。
印鑑を押印する意義とその種類
ビジネス上で欠かせない契約書や請求書などには、必ず印鑑が押印されています。ではそもそも、なぜ印鑑を押印しなければならないのでしょうか。欧米などでは、契約を交わすための印鑑の代わりに、サインを行うことが一般的です。しかし、その書類が法的に認められた書類であることを認めてもらうためには、公証人であるノータリー・パブリック（Notary Public）と呼ばれライセンスを持った人の目の前でのサインが必要となります。
一方、日本では契約書や請求書に印鑑を押印するケースが一般的です。自身が住民登録をしている地域の役所などで印鑑の登録を行います。その印鑑が法的に認められている証明として、印鑑証明書が発行されることで法的に認められた印鑑とみなされるのです。あくまで商習慣上の話ですが、法的に認められた印鑑が押印されていることで「正しい請求書」としての信憑性が高まる効果があります。
なお、日本には「実印」「認印」「シャチハタ印」と数種類の印鑑を使い分けられ、ビジネス上でもさまざまな書類で活用されています。
実印
実印とは先程ご紹介したように役所などで登録した、法的に認められている印鑑のことを指します。実印を必要とする契約などの場面では、場合によってその印鑑が実印であることを証明するため、役所などで発行する印鑑証明書を一緒に提出することがあるでしょう。これによって法的に認められた印鑑が押印された書類とみなされる、重要な役割を持った印鑑です。
また、法人で印鑑登録した印鑑を「代表印」とも呼びます。一般的に丸印が実印として登録され、契約書や公的な申請などの際に活用される印鑑です。
認印
認印は実印とは異なり、役所などに登録していない印鑑です。実印は１人１本の登録のみとなっているため、実印以外の印鑑はすべて認印に分類されます。実印までは必要とならないものの、印鑑が必要な書類や宅配便の受取時に使用する印鑑などでは、認印を用いることが多いでしょう。
なお、見積書や請求書に押印される印鑑に、実印を押印しなければいけないという決まりはありません。そのため、認印である会社印（角印）を押印することが主流となっています。
シャチハタ印
シャチハタ印は朱肉を必要としない、インクが内蔵されている印鑑のことを指します。シャチハタ印は大変便利ではありますが、使用されるインクは消えやすく、大量生産のゴム印であることが大半です。そのため、印象も力加減で変化してしまう恐れもあるので実印とは認められません。
また、シャチハタ印は認印に分類されますが、インクが消えやすく印象が変化しやすい理由から、シャチハタ印では認められないケースも少なくないでしょう。例えば区役所に提出する書類や会社に提出する書類などでは、シャチハタ印以外の認印の押印が求められます。
会社で使用する印鑑の重要性
日々の業務をこなす中で、毎日多くの書類に触れ、印鑑を使用する機会があるでしょう。
その中で、印鑑も様々な種類を使用していると思いますが、共通している役割は、本人が押印したことを証明することと、押印した書類が改ざんされていないことを証明すること、の2つです。押印する書類の重要度や種類によって、押印する印鑑も変わってくるので、まずは従来使用されている印鑑の種類についてここで改めて確認しておきましょう。
代表者印
会社の実印としての役割があり、会社で使用する印鑑の中で最も大きな効力を持ちます。
会社設立の際は法人登記を行いますが、その時に代表者印の届出義務があるため、必ず作成しなければなりません。代表者が会社を代表して重要な契約を締結する時に使用されます。
（用途の例）
・株券を発行する時
・代表取締役の変更があった時
・法人が不動産を売る時
・不動産を担保に入れる時
・連帯保証をする契約を結ぶ時
・企業買収する時
会社印・角印
会社における認印としての役割を持ちます。代表者印ほどの効力はないものの、会社が発行した正式な書類であることを明確にし、信頼性を高めるという効力を持っているといえます。会社の印鑑証明書の添付が必要でない程度の契約書を作成する時に使用されます。
（用途の例）
・見積書、請求書、領収書、発注書を発行する時
・通達などの社内文書を発行する時
銀行印
銀行や金融機関に届出を行った印鑑のことで、会社においての資金管理の役割を担っています。「会社の意思で資金移動することを認める」という効力があるため、資金流用など悪用されないように厳重な保管が必要となります。お金を引き出したり、借りたりといった銀行取引全般で使用されます。
（用途の例）
・銀行で口座を開設する時
・資金を引き出す時
・小切手や手形などを振り出す時
役職印
部長・課長など、役職ごとの認印として用いられる印鑑です。会社名+役職名が刻印されており、役職者の意思表示としての効力を持ちます。役職者は各部署の責任者としての権限を持つため、押印の効力は会社全体へと及ぶといえます。
（用途の例）
・社外で契約をする時
・社内文書を作成する時
・社内決裁を承認する時
・稟議書の内容を承認する時
個人印
社員個人が社内で使用する印鑑のことです。認印としての役割が主となり、朱肉を使う印鑑の他にシヤチハタなどが使用されます。個人印はほとんどの場合大量生産の印鑑であることと、同姓であれば印面も同じになってしまうため、実印のような効力は期待できません。
電子印鑑とは
近年、インターネットが普及したことから電話やFAX、郵便などに代わり、パソコンを利用したメールやWEB上での取引が頻繁に行われるようになりました。メールやWEB上での取引は、パソコンなどの端末とインターネット環境さえあれば、どこにいても取引が行える高い利便性があります。またタイムラグが少ないことからも、見積書や請求書などの書類を、メールやWEB上で相手先に提出する傾向が多く見受けられるようになりました。
このようにインターネットを介した取引で活躍するのが、電子印鑑です。これは、会社印などの印鑑をデータ化したものとなります。電子印鑑を使用しない場合は印刷した書類に印鑑を押印し、押印された書類をスキャンしてデータ化。このデータをPDFファイルに変換することで、相手先に提出することが可能です。なお、押印が必要とされる書類をデータ化するまでには、数々の工程を踏まなければなりません。
しかし電子印鑑を使用すれば、ExcelやWordなどで作成した見積書や請求書に直接、電子印鑑のデータを貼り付けられます。そのため、印刷を行って押印、スキャンする工程が一気にはぶけるため、大変便利であり業務効率が高まるでしょう。
また、作り方によっては大きく2つに分類することができます。
印影を画像化した電子印鑑
従来の印鑑の印影をスキャンして画像化したり、無料のアプリなどを利用したりして作る電子印鑑です。無料で簡単に作ることができるというメリットがありますが、複製が容易で無断使用されてしまう可能性が高いのがデメリットです。
複製が容易であるため、印鑑のもつ「本人性の証明」の役割を果たせているとは言い難いため、重要な書類への押印に使用することはおすすめできません。
タイムスタンプ情報を付与した電子印鑑
電子印鑑の専用サービスを使って、印影データにいつどこで誰が押印したのか、などの識別情報を付与した電子印鑑です。専用サービスは有料であることが多く、コストがかかってしまうのはデメリットですが、印影を画像化した電子印鑑では担保しれなかったセキュリティが担保できることは大きなメリットです。従来の印鑑でいう実印的な使い方もできるので、ビジネス上の重要書類への押印にも使用することができます。
電子印鑑が注目されている背景
日本企業においては、長きにわたって「紙の書類にハンコで押印する」という商習慣が根付いていました。そうしたなか、パソコンやタブレット、スマートフォンといったデジタルデバイスや、クラウド型の業務システムが普及したことにより、デジタルデバイス上で文書データを確認・共有する場面が急速に増加しています。
さらに近年はビジネスにおけるDXの動きが活発化しており、ペーパーレス化やテレワーク導入に着手する企業が増えつつあります。
このような背景もあり、紙とハンコを用いた従来の業務をデジタル上で完結させるニーズが高まっており、それを実現するための一手段として電子印鑑が普及しつつあるのです。
電子印鑑と電子署名の違い
電子印鑑と電子署名は、デジタル文書や電子契約の分野において重要な役割を果たすものですが、それぞれ異なる役割と特性を持っています。この文書では、電子印鑑と電子署名の違いについて詳しく説明します。
電子印鑑
電子印鑑は、従来の実印や印鑑と同じような役割をデジタル環境で果たすものです。主な特徴と違いは以下の通りです。
- データ化された印影
電子印鑑は実印や印鑑のデータ化バージョンであり、従来の印鑑のデジタル表現です。 - 識別情報の有無
電子印鑑は通常、印影のデータを含むだけで、個人や組織の識別情報には直接関与しません。 - 署名捺印の代替
電子印鑑は、特定の文書やデータに印鑑のような識別情報を付与する目的で使用されます。
電子署名
電子署名は、デジタル文書やデータの認証とセキュリティ向上を目的としたもので、電子契約やデジタル文書の分野で一般的に使用されます。以下は電子署名の特徴と違いです：
- 本人性の確認
電子署名は、データが特定の個人や組織によって署名されたことを確認するための仕組みであり、本人性の確認に焦点を当てています。 - 電子証明書の利用
電子署名には、信頼性のある第三者機関から発行された電子証明書が使用され、署名者の識別情報を提供します。 - データ改ざんの検出
電子署名はデータの改ざんを防ぎ、データの完全性を保護します。 - 法的証拠力
電子署名は法的文書として認識され、契約や法的取引における証拠として使用できます。
要するに、電子印鑑は主に識別情報の提供とデータに対する識別マークの提供に焦点を当てており、電子署名はデータの本人性の確認とセキュリティ向上に焦点を当てています。両者は異なる役割を果たし、適切な文脈で使用されるべきです。電子印鑑は識別マークとして使用され、電子署名はデータの認証とセキュリティ向上に使用されます。
また、電子契約システムの電子署名とは、公開鍵暗号基盤を使った電子契約の本人認証と真正性を証明する電子的な仕組みのことです。実質的にはシステム上での署名や押印の必要はありませんが、書面でのビジネス慣習に則り、電子サインや電子印鑑を記す機能も提供されています。
この電子契約システムの疑似的な押印をもって、法的効力の高い電子印鑑と認識している方も少なくないかもしれません。印影を画像化した電子印鑑や識別情報が付与された印影データと違い、電子署名は、電子契約プラットフォームの電子メールや認証局が発行する電子証明書の仕組みにより署名の信頼性を実現しています。印影の有無によって電子契約書の法的効力は変わりません。
企業が他社との契約に使いたいのであれば、電子印鑑ではなく電子契約サービスの利用がおすすめです。
電子印鑑の法的効力
電子印鑑であっても法的効力を持たせることはできます。ただし、誰でも簡単に利用することができたり、本人性を担保していなかったりすれば、法的効力は極めて低いものとして判断されてしまいます。そのため、契約書などに電子印鑑を利用したいときは、本人証明や非改ざん証明を担保する仕組みが必要です。
電子署名法と称される、電子署名及び認証業務に関する法律の第2章第3条では電子印鑑の効力を下記のように定めています。
第二章 電磁的記録の真正な成立の推定
第三条 電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
【参考】電子署名及び認証業務に関する法律｜e-Gov法令検索
上記より、電子印鑑であっても電磁的記録を付していて、本人性を証明できるものであれば法的効力を持たせることができるといえます。
ただし、「本人だけが行うことができることとなるものに限る」というカッコ書きに注意が必要です。印影を単に画像化した電子印鑑の場合、画像データは容易に複製できるため、「本人による電子署名（電子印鑑）」かどうかがわかりません。
そのため、電子印鑑の種類によっては、十分な法的効力があるとみなされない場合があります。実印とほぼ同等の法的効力が必要な場合は、氏名、所属先、タイムスタンプなどの識別情報が付与された電子印鑑を利用しましょう。
法的効力を付与できる電子印鑑
電子印鑑における電磁的記録とは、原則第三者機関による認証のことを指します。電子印鑑のなかには、ハッシュ値や個人識別機能の付与により、誰が、いつ、どのような書類に電子印鑑を押したか記録することができるものがあります。時刻情報の付与はタイムスタンプでおこないます。
タイムスタンプは時刻認証局という第三者機関によって電子印鑑に対して時刻情報を付与する仕組みです。タイムスタンプによって時刻情報を付与することで、契約時点で当該文書が存在していたことや改ざんがおこなわれていない書類であることを証明することができます。
また、第三者機関の認証局による電子証明書を用いた電子印鑑もあります。電子証明書とは、電子印鑑が間違いなく本人のものであると証明する手続きで、印鑑証明書の代わりとなる仕組みのことです。
これらの仕組みを整えることで、電子印鑑にも従来の印鑑と同様の法的効力を与えることができます。
法的効力の認められない電子印鑑
電子印鑑のうち、印影を画像データに変換したものや、WordやExcelで作成した電子印鑑などは、本人以外も簡単に利用できてしまうため、法的効力はほぼないものとみなされます。
とくに、電子データはコピーや複製も容易なため、本人になりすまして電子印鑑を作ることも可能です。
こうした電子印鑑の場合は認印程度の効力にとどまり、重要な契約書において有効性を示すことはできないため注意が必要です。
電子印鑑のメリット
物理的な印鑑による本人確認作業を電子印鑑に置き換えることによって、書類の回覧にまつわるコストと時間を削減し、結果として業務効率の改善とコスト削減効果が期待できます。具体的には次の5つのようなメリットがあります。
テレワークが推進できる
手続きを物理的なハンコではなく電子印鑑で行えば、メールや社内システムで書類を回覧・押印できるので出社する必要はなくなり、テレワークが推進できます。
新型コロナウイルスの流行とともに注目されるようになった「ハンコ出社」が話題となりました。ハンコ出社問題とは、出勤せずリモートで仕事が可能なのに、書類にハンコを押すためだけに出社せざるを得ない状況を指します。
テレワーク推進によりハンコ出社がなくなり、移動時間の削減と感染症や災害発生時の従業員の安全確保が可能になります。
押印の間違いや失敗が起こらない
押印の間違いや失敗が起こらないことも電子印鑑のメリットです。
紙の書類の場合、押印すべきでない書類に誤って押印してしまうと、修正に手間がかかってしまいます。また、押印の失敗により印影が不鮮明になったときに、書類の作り直しになるケースも考えられます。
電子印鑑であればログが残る形で押し間違いを訂正可能で、押印の失敗も起こりません。
書類の承認時間を短縮できる
電子印鑑であれば、押印が必要な書類の回覧に伴う時間も解消できます。たとえば、承認者が出張中や離れたオフィスにいる場合に決裁を待ったり、別のオフィスに書類を郵送したりするための時間が不要になります。
電子印鑑なら、メールやシステム経由で承認者に押印を依頼できるため、スピーディーな決裁業務が可能になります。
印刷の手間やコストが不要になる
電子印鑑であれば、書類を印刷する必要がないので印刷の手間やコストがなくなり、印紙を貼り付ける必要もありません。
従来の紙の書類を印刷するためにはコピー代が必要であり、大量な場合は印刷すること自体に手間がかかります。
情報管理がしやすくなる
書類をデジタルデータとして管理することにより保管コストが削減され、検索機能で欲しい書類に効率的にアクセスできるようになるため、情報管理がしやすくなります。
紙の書類の場合、まず必要なのが保管スペースです。文書の保管期間は任意でです、経理関係は7年、会社法関係の書類は10年とに、法律によって長期間の保存が定められている書類もあります。デジタルデータの保存については電子帳簿保存法に基づきます。
電子印鑑のデメリット
セキュリティ面
印影を画像化した電子印鑑は、デジタルデータのため複製や流用が簡単に行えてしまいます。よって、セキュリティは担保できません。
セキュリティを重視するのであれば、印影に識別情報が保存された電子署名を用いる方法がいいでしょう。電子署名は、認証局が第三者機関として電子証明書による本人性を担保する書類を発行するため、高いセキュリティを持っています。
認知度が高くないため利用できないケースもある
電子印鑑の認知度はまだ高くないため、相手企業が対応していないこともあります。徐々に普及していくと思われるものの、紙契約をしばらく併用する必要があるでしょう。
電子印鑑を利用する際の注意点
電子印鑑を利用する際は、以下のように注意すべきポイントも存在します。
- 社内でのルールを明確にする
- 取引先への配慮は不可欠
- セキュリティを考慮した使い分けが必要
次は、電子印鑑の利用にあたって覚えておきたい注意点を確認していきましょう。
社内でのルールを明確にする
電子印鑑を導入する際は、利用方法についてルールを明確化しておくことが大切です。「電子印鑑を利用する目的」や「電子印鑑による押印方法」、「どの文書に使用するのか」といった内容が明確化されていないと、現場の混乱を招く恐れがあり、結局定着しなかった、といった状況に陥る可能性もあります。とくにExcelや無料ツールで作成した電子印鑑の場合、容易に複製することができるため、勝手に承認者の電子印鑑を複製して捺印してしまうなどの不正が発生する恐れもあります。このような事態を避けるためにも、ルールを明確にして運用体制を整えましょう。
取引先への配慮は不可欠
請求書や見積書などの企業間取引文書に電子印鑑を使用するのであれば、取引先への配慮が不可欠です。これまで紙でやり取りしていたにもかかわらず、いきなり電子印鑑で押印された文書データが送られてきたら、取引先が困惑してしまう恐れがあります。
電子印鑑を導入して文書データでのやり取りに切り替えるのであれば、事前にその旨を取引先に周知し、許可を得ておきましょう。
また、紙とハンコでの対応を希望する取引先には、決して無理強いはせず、従来通りの対応を継続することも大切です。
セキュリティを考慮した使おいうい分けが必要
先述の通り、印影を画像化した電子印鑑は複製が容易であり、本人による押印であるという信頼性は乏しいと言えます。
また、有料サービスの電子印鑑に関しても、サービスによって画像データに付与される識別情報は異なります。
改ざんなどの不正を防止するためにも、印影を画像化した電子印鑑は社内回覧での押印に限定する、見積書や請求書などの取引文書に関しては識別情報が付与される有料の電子印鑑を使用するなど、セキュリティを考慮して使い分けることをおすすめします。
また、万が一トラブルに発展した際の証拠力という観点から、契約書などの重要な書類に関しては、電子印鑑の使用は避けたほうが無難と言えるでしょう。
まとめ
電子署名法第3条で規定されている通り、実印と同等の法的効力を持つのは、本人が押印したこと（本人性）を証明できる電子印鑑に限られます。
印影をスキャンして、画像化した電子印鑑の場合は、法的効力を持たないため、使用する際は注意しましょう。電子印鑑や電子文書を利用したい場合は、電子契約サービスの導入を検討しましょう。
また、契約書の重要度に応じて、電子印鑑を使い分けることも大切です。電子証明書が付与されている電子印鑑は法的効力が保証されているため、会社実印と同じように使用することができます。そのような状態を実現させるためにも、電子署名やタイムスタンプ、セキュリティ対策などもあわせて確認するようにしましょう。
ただし、なかには、電子化がまだ認められていない契約書も存在するため、自社で取り扱う書類の電子化が可能かどうかは事前に確認してから、電子印鑑や電子契約サービスの導入をおこなうのがおすすめです。
