契約書の訂正方法とは？【電子契約の場合も含め、訂正時の注意点を詳しく解説】

契約が成立したことを証明するために、契約書が作成されます。契約内容が後から変更される場合がありますが、その際には契約書の修正が必要になります。

この記事では、契約書の訂正手続きや注意点について詳しく解説しています。契約書の修正は、通常、紙の書類で行われますが、適切な手続きを踏まないと効力が生じない場合もありますので、正しい方法を把握しておくことが重要です。

契約書の訂正は可能か？

ほとんどの契約書は、通常は訂正が可能です。当事者間の合意のもとで、署名や捺印が済んでいたとしても、項目の追加、削除、変更ができます。また、契約書の訂正回数に制限はありません。

ただし、契約書の訂正には当事者の同意が必要であり、全てのケースで訂正が認められるわけではありません。契約書の変更が多岐にわたる場合や、契約そのものが変更される場合には、訂正が認められないことがあります。この場合、新たな契約書を作成したり、契約を終了して再度締結する必要があります。

また、電子契約においても訂正はできません。電子契約の場合も同様に、変更契約書の作成や再度の契約締結が必要です。

契約書の訂正方法

契約書の修正は通常、紙の形式でのみ可能です。訂正する際には、明確に修正が識別できるようにすることが重要です。修正液や修正テープなどで消去し、上から書き直すことは避けなければなりません。

まず、修正したい部分を二重線で取り消します。次に、その上に訂正後の内容を記入します。追加するテキストがある場合は、中括弧を使います。その後、修正箇所の近くに、何を修正したか、何文字を削除または追加したかを記入します。最後に、契約書に関係する当事者が使用した印鑑と同じもので訂正印を押印します。

この手順を契約書のすべてのコピーに対して繰り返します。契約書の作成タイミングに応じて、留意すべき点が異なるため、適切な手順を把握しておくことが重要です。

交渉の初めに

契約締結の初期段階における重要事項について述べます。この時点では契約書が作成途中であり、内容が正確かつ適切に記載されているかを慎重に確認する必要があります。誤字や脱字、不適切な表現などがないかを何度も見直しましょう。

もし誤りや修正すべき箇所があれば、パソコンなどで作成している場合は修正してから印刷し、正式な契約書として完成させることができます。

署名および押印直前に修正が必要な場合

契約書には、どれだけ注意深く作成しても、人間が関わる限り誤りが生じる可能性があります。特に、署名や押印の直前になると誤字や脱字、または訂正すべき箇所が見つかることがあります。

訂正が必要な内容がごくわずかであれば、手書きで二重線を引き、訂正印で処理する方法が適切です。しかし、契約書の内容に深刻な訂正が必要な場合は、契約書全体を再度作成することを検討するべきです。

契約書を締結する過程で訂正が必要になった場合、訂正前の契約書の整合性が保証されなくなるリスクがあるため、慎重に対処する必要があります。

署名および押印の後に修正が必要な場合

契約締結後、細かな誤りがある場合は、当事者の合意のもとで修正手続きを行います。ただし、新たな特約条項を追加したり、契約内容を大幅に変更する場合は、契約書に直接手を加えるのではなく、覚書や合意書を作成することが一般的です。

契約書を訂正するときの注意点

契約書は、当事者間の合意を証明する重要な文書です。そのため、修正する際には慎重に注意点を把握しておく必要があります。

捨て印の悪用を防止するための対策

契約書の締結に際して、捨て印が使用されることがあります。捨て印とは、契約書の余白部分に余分に押印しておき、訂正が必要な場合にそれを訂正印とする方法です。

捨て印を使用することで、訂正に際しては印鑑を用意する手間が省けますが、同時に相手方の同意を得ずに勝手に契約書の内容を変更できるというリスクもあります。

捨て印の悪用を防ぐには、まず捨て印の使用を避けることが最も確実です。ただし、状況によっては捨て印を使用する必要があるかもしれません。その場合は、契約書のコピーを取っておき、改ざんされた場合でもそれがわかるようにすることが重要です。

訂正印や捨て印を押す際には、契約締結時に使用した印鑑と同じものを用いる

訂正印や捨て印は、契約書の修正において当事者間の合意があったことを立証するために不可欠です。そのため、契約書を締結する際に使用した印鑑と同じものを使用しなければ、その訂正は法的な効力を持ちません。異なる印鑑を使用すると、訂正は無効と見なされます。

企業間の契約においては、社印を用意する手間を省くために担当者の印鑑が使用されることがあります。しかし、これが行われると、担当者が自発的に訂正したと誤解される可能性があります。

また、複数の当事者によって署名された契約書の場合、訂正印も全ての当事者のものが必要となります。

変更契約書を締結する手順

大幅な変更が必要な場合、既存の契約書を直接修正する代わりに、別途変更契約書を作成する方法が採用されます。変更契約書は、時には覚書や念書と呼ばれることもあります。

変更契約書を作成する際には、対象となる契約書の明確な指定、変更前後の内容の明確な記載、そして効力が発生する日付の明示が重要です。変更契約書は通常の契約書と同様に、すべての当事者が署名と押印を行い、各当事者が1部を保管することが一般的です。

契約書の訂正手続きを適切に行う

契約書は、当事者間の取り決めを証明する重要な文書です。しかしながら、作成時には誤りが生じることがありますし、後から訂正が必要な場合もあります。

契約書を訂正する際に極めて重要なのは、その改ざんのない性質です。この点を考慮に入れて、契約書の訂正を行いましょう。