デジタル技術を活用したコスト削減の方法とは？【その活用効果から進める手順までわかりやすく解説】
業界や業種、企業規模の大小を問わず、コスト削減を考えていない企業は存在しないでしょう。IT環境が整い、さまざまな利便性の高いツールが登場している昨今では、コスト削減の方法も従来のものから変わりつつあります。
今、有効なコスト削減の方法にはどのようなものがあるのか、コスト削減の手順を詳しくご紹介します。
コスト削減の目的と効果
コストとは、元々商品を生産するためにかかる費用、すなわち原価を表す言葉です。ビジネスにおいては、主に「企業活動に必要な費用・経費」を意味します。もう少し噛み砕くと、会社を運営するため、業務を進める上で必要となる費用がコストです。コストの種類には、主に、「人件費」「賃料・設備費」「広告宣伝費・販売促進費」「採用・教育費」の４つがあります。
では、コスト削減の目的は何でしょうか。企業活動の主たる目的が利益を得ることだとすれば、コスト削減の目的は費用を減らして、効率良く利益を得ることにあります。コストが削減できれば、その分利益を増やすことができます。つまり、利益率が上がるのです。
また、コストを削減するには業務の詳細を見直し、無駄な部分をなくすことが必要です。そのため、コスト削減の推進が、生産性向上や業務効率化に結びつく効果も期待できます。
コストを削減する方法とは？
企業が抱える問題は「いかにしてコストを削減するのか」です。従来からの方法である、原材料費や仕入れ原価等の変動費、賃料・光熱費等の固定費の見直しと適正化も行うべきでしょう。
ペーパーレス化する
紙の書類や資料、マニュアル等をデジタル化してペーパーレス化を実現すると、文書作成や保存、情報共有に必要となるコストを削減することができます。
たとえば、紙代、印刷代、郵送代、保存するスペース代、キャビネット等の什器代、機密文書を安全・確実に廃棄するための処理代等が削減可能です。
アウトソーシングを活用する
昨今では、アウトソーシングを活用することで、人件費の削減に取り組む企業も増えてきています。専門知識やスキルを持つ人材をアウトソーシングによって確保すれば、人材を採用して教育や業務を通じて育成するプロセスを経ずとも、特定の業務を任せることができます。
たとえば、ウェブサイトの運用を自社で行うより、外部の業者にアウトソーシングしたほうが効率的にサイトを運用できる可能性が高くなります。加えて、アウトソーシングなら、サイト規模の拡大・縮小に合わせて適正な人数を増減することもできます。すなわち、固定費を変動費化できるようになるのも大きなメリットです。
テレワークを活用する
テレワークを導入して在宅勤務等を定着させることも、コスト削減につながります。出勤する頻度を減らすことにより、これまでのよりも狭いオフィススペースでも業務を続けられるようになり、賃料を抑えられるからです。
都心等にオフィスを構えていた企業の中では、コロナ禍による影響でテレワークが定着したことで、より安い賃料のオフィスへの移転や、オフィス縮小の実施が最近のトレンドのひとつです。中には、オフィスを廃止し、リアルに顔を合わせるときはレンタルオフィスを利用するという企業も現れています。
また、テレワークは働き方を変えると同時に、業務のやり方にも変化をもたらしました。コミュニケーションや情報共有は、インターネットとウェブ会議ツール・チャットツール等のITツール、クラウドサービス等を用いて行われます。たとえば、ペーパーレス化をすることで検索性が良くなり、情報共有のスピードが向上し、従業員が同時に情報へアクセスしたりコミュニケーションしたりすることが可能です。
これらの変化により、業務効率を向上させられます。つまり、間接的なコスト削減効果を得ることができるのです。
テレワークは、企業の業務やビジネスをデジタル技術によって変革するDXともリンクしています。DXの推進も業務効率化に役立ち、結果としてコスト削減に結びつくのです。
たとえば、各社がテレワークを導入したことにより、現在はオンラインでの商談がやりやすくなりました。オンライン商談によって交通費や旅費を削減でき、移動時間もなくなることから、コストを抑えた効率的な営業活動が可能となります。
<業務効率化の方法とは？ 成功への鍵としての電子契約と電子署名>
コスト削減の手順
戦略的にコストを削減するには、いくつかのステップを経る必要があります。下記では、その手順について見ていきましょう。
1.社内の課題を把握する
最初のステップは、現状のコストを把握し、社内の課題を把握することです。どこに多くのコストがかかっているのか、何らかの無駄が発生していないか、現状のやり方を別の方法に置き換えてコストダウンが図れないかを探っていきましょう。
2.コスト削減目標の設定
削減できる可能性の高いコストが見つかったら、コストの削減目標を設定します。いつまでに、どれくらいのコストを削減するのかというプランを立てましょう。
目標となる金額が低すぎると効果が薄くなりますが、高すぎると目標達成のために無理をすることになり、従業員のモチベーションを下げる原因となってしまいます。適切なKPIを設定することが大切です。
3.コスト削減方法の設定・共有
具体的なコスト削減のための方法、手順を考えて設定します。方法についてよくシミュレーションし、それにもとづいて目標設定することも重要です。削減方法が決まったら社内で共有し、実行に移します。
4.コスト削減の実施・検証・改善
コスト削減を実施し、効果を測定します。期間を設定して実際にどれくらいコスト削減が実現できたかを調べて検証しましょう。
その結果、目標を達成できそうであれば同じ方法を継続しますが、問題点があればやり方を変えるか、目標を修正する必要があります。コスト削減は、この実施と検証、改善の繰り返しによって実現していきます。
コスト削減には、DXの推進による見えない人件費や業務時間を削ることが有効
コスト削減や業務効率化は多くの企業が取り組んでいるテーマのひとつですが、昨今ではテレワークやDXの推進により、それを実現する企業が増えています。オフィススペースの削減のほか、デジタル技術の活用によって業務効率化を果たし、これまでかかっていた「見えない人件費」を削るという手法が用いられるようになりました。
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