現在、多くの企業は取引先とのコミュニケーションや商談に、メールやチャットツールなどのデジタル手段を積極的に活用しています。しかし、一部の企業では「オンラインでの連絡はデジタルで行いつつも、契約書などの取り交わしは従来の紙の書類を使用する」といったアナログな手法を採用していることもあります。一方で、近年では契約書などの文書をデジタル上で取引する「電子契約」を導入する企業も増えており、これには様々な効果と利点が伴います。
電子契約の導入は、企業にどのような影響をもたらすのでしょうか。 ここでは、電子契約の概要から特徴のほか、メリット・デメリットについて解説します。
電子文書に電子署名を行って締結する電子契約

電子契約とは、電子的な手段で作成および締結される契約の形態を指します。このタイプの契約では、電子的な方法、電磁的な方法、および他の人間の知覚では認識できない方法で生成される記録が使用されます。具体的には、電子計算機による情報処理に適した形式であるPDFのような電子データに、電子署名が施されます。
電子契約は、伝統的な紙の契約と同様の法的効力を持ちながら、デジタル環境で行われるため、いくつかの利点があります。それには、効率性の向上、コスト削減、正確性の確保、リアルタイムのトラッキング、法的な有効性、および環境への負荷の軽減が含まれます。
このような電子契約は、ビジネスプロセスの合理化と効率化を支援し、特にデジタル時代において遠隔地からでも契約の締結を容易にし、迅速なビジネス取引を実現します。
電子契約に関連する法律
電子契約は、法律上も認められている契約方法です。 「電子署名法」には、電子的に作成された書類であっても、本人による電子署名が行われていれば真正に成立したものと推定するという旨の記載があります。つまり、電子契約であっても、有効な電子署名が行われていれば、押印のある書面に適用される二段の推定と同様の効力を発揮するということです。
また、電子契約で取り交わした契約書の保存については、「電子帳簿保存法」や「e-文書法」に定められています。電子契約で契約を締結した契約書が法令上保存義務のあるものである場合、これらの法律が定める方法に則って保存をしなければなりません。
なお、具体的な機能は各システムにより異なりますが、電子契約システムでは法律に則った契約書の保存が可能です。ただし、電子契約を結んだ取引先に対しては、電子契約の適切な保存について伝える必要があるでしょう。
電子契約と書面契約の違い
長く主流だった書面契約と電子契約では、何が決定的に違うのでしょうか。書面契約と電子契約の決定的な違いはいくつかあります。
まず、書面契約では物理的な紙の契約書が存在し、契約を交わす際に印刷や郵送が必要です。対照的に、電子契約は完全にデジタルで行われ、契約書は電子データ(通常はPDFなどの形式)であり、電子署名が使用されます。このため、印刷や郵送の手間やコストが削減されます。
第二に、電子契約はセキュリティの観点から重要な「タイムスタンプ」を利用する点が異なります。タイムスタンプは、電子契約において改ざんが行われていないことを確認するための電子的なスタンプで、電子証明書に付与されます。これにより、契約内容の完全性と信頼性が確保されます。
また、電子契約は契約のプロセスを追跡し、記録する能力が高いことも大きな違いです。契約当事者は電子契約システムを使用して契約を進行させ、契約の進捗状況や変更履歴をリアルタイムで把握できます。これにより、契約の進行状況を追跡しやすく、コミュニケーションが円滑に行えます。
電子契約は地理的な制約を克服するのに役立ちます。書面契約では、契約を交わすために物理的に同じ場所に集まる必要がありますが、電子契約はオンライン上で契約を締結できるため、遠隔地からでも効率的に契約を行うことができます。
これらの要因により、電子契約は効率性、セキュリティ、透明性、および遠隔地での契約締結の容易さにおいて、書面契約と比較して多くの利点を提供しています。
電子契約のメリット
電子契約には、業務効率化やコスト削減といったメリットがあります。導入によって得られる具体的なメリットを4つご紹介します。
業務効率化
契約書を書面で取り交わすためには、作成した書類を印刷、製本して押印し、郵送する必要があります。さらに、先方には郵便物を受け取ってもらい、内容を確認して押印した上で送り返してもらわなければなりません。
こうした作業には、多くの手間と時間がかかります。さらに、紙で作成された契約書には、保管場所やファイリングなども必要です。
電子契約であれば、システム上ですべての手続きを完結できるため、書面での契約締結に必要な手間やコストはかかりません。契約書の実物があるわけではありませんから、保管や管理も簡単です。
また、インターネットさえつながっていれば、どこにいても契約書を作成したり、送信したりすることができるため、リモートワーク(テレワーク)時の契約締結にも適しているといえるでしょう。
コスト削減
電子契約では、書面の印刷にかかる費用や契約書類を郵送する代金、印紙代といったコストがすべて不要です。また、実物がないため、契約書を保管するためのファイルやキャビネットの費用、保管のためのスペースも必要ありません。
ただし、電子契約システムを利用するための利用料はかかります。具体的な料金はサービスによって異なりますが、多くの場合、年間利用料と、契約締結ごとの料金が発生します。滅多に契約が発生しない仕事の場合は、年間利用料は割高になる可能性がありますのでご注意ください。一方、契約を締結する頻度が高い企業であれば、電子契約システムの活用がコスト削減につながる可能性は高いと考えられます。
契約手続きの可視化
電子契約システムでは、契約手続きが今どの段階にあるのかが可視化されます。
書面の契約書の場合、郵送した後は、先方が内容を確認しているのか、返送している途中なのかといった過程がわかりません。返送に時間がかかっていたとしても、頻繁な催促はしづらいでしょう。
電子契約であれば、フローが現在どの段階なのかがひと目でわかりますので、先方の手続きが進んでいない場合はフォローをすることもできます。また、「もう返送しているはず」といった認識の誤りによるトラブルも避けられます。
コンプライアンスの強化
電子契約システムでは、IPアドレスによるシステムへのアクセス制限や、承認権限の設定といったことも可能です。また、タイムスタンプにより客観的でスピーディな証拠作成が容易となることに加え、実際の契約締結日よりも過去の日付を契約締結日として契約書に記載するバックデートなどの不正も防止できます。
保管についても、システム側で適切なバックアップが行われますので、コンプライアンス強化にもつながるでしょう。
電子契約のデメリット
多数のメリットがある電子契約ですが、デメリットがないわけではありません。問題なく導入できるかどうか、下記のポイントを自社の業務内容や業務フローと照らし合わせてみてください。
すべての契約には対応できない
従来、定期借地権設定契約書や定期建物賃貸借契約書、不動産売買等に関する媒介契約書といった一部の契約書は、電子契約に対応していませんでした。しかし、いわゆるデジタル改革関連法により、書面によることが要件とされていた各種法令が改正され、2022年5月の施行により、電磁的方法により行うことが可能となります。ただし、相手方の承諾がなければ書面に代えて電磁的記録によることができないものもありますので、紙の契約書を完全になくすことはできません。
なお、電子契約システムの中には、紙で作成した契約も取り込んで一元管理できる機能を持っているものもあります。電子契約が可能な取引と不可能な取引が混在している場合は、このようなサービスも検討しましょう。
取引先との合意が必要
契約は、二者以上の同意をもって締結するものです。そのため、前述のように取引先が電子契約を拒否した場合は利用することができません。
また、電子契約を行ったことがない取引先に対しては、必要に応じて、電子契約の概要や安全性・有効性について説明したり、操作方法のフォローを行ったりしなければならないでしょう。これらの手間がかかるのはデメリットといえます。
業務フローの変更
書面契約書と電子契約では、締結までのフローが異なります。電子契約を導入する際は、新たなフローを検討するとともに、社内に周知もしなければいけません。
また、実際に電子契約書を利用する従業員に対して、特徴や利用方法についての教育を行う必要もあるでしょう。
電子契約導入における注意点
電子契約のデメリットを押さえた上で、社内に電子契約を導入する際の注意点もご紹介します。電子契約導入の際に、どのようなことに気をつけていくべきかを確認していきましょう。
反対意見に対する社内調整を行う
電子契約を利用することは決して難しいことではありません。一般的なオフィスワーカーであれば、操作方法に悩むこともないでしょう。それでも、社内で導入への反対意見が出ることは想定できます。それらの反対意見の根底にあるのは、「これまで慣れ親しんでいた押印のワークフローが変わる」ことや、「自分の業務の進め方が変わってしまう」といった変化に対する拒否反応が原因であることが考えられます。
「電子契約の操作は簡単だから誰もがすぐに活用してくれる」と思い込むのではなく、反対意見に対する対策の検討等の社内調整が必要になることには注意をしてください。
電子契約サービス導入後のサービス変更は手間がかかることを認識する
電子契約サービスは、SaaSと呼ばれる長期的な利用を前提としたサブスクリプションサービスで提供されていることが多いです。
導入を予定している電子契約サービスが本当に自社にとって正しいサービスであるか、そして利用を開始すれば利用方法を社内で周知している等ほかのサービスに乗り換える場合は手間がかかるといった注意点は、社内でよく確認しておきましょう。
改正電子帳簿保存法に対応しているか確認する
導入を検討している電子契約サービスが2022年1月に施行された「改正電子帳簿保存法」に対応していることを確認しましょう。改正電子帳簿保存法に対応していないサービスを導入してしまうと、別途、改正電子帳簿保存法に対応した文書管理サービスの導入や契約書の紙での保管が必要となり、余分なコストがかかる場合があります。
一方で、改正電子帳簿保存法に対応しているサービスであれば、契約書を紙にプリントアウトして保管する必要はなく、そのまま電子データで保存すれば良くなります。その結果、印刷やファイリングの手間が省けて業務効率化につながるほか、膨大な紙の契約書を保存するためのスペースが不要になります。
電子契約サービスを導入する際のポイント
これまで書面で行っていた契約を電子化する場合、電子契約サービスを導入する必要があります。サービスを比較検討する際には、削減できるコストが初期費用およびランニングコストに見合うこと、利用方法がシンプルで定着しやすいこと、予算内で導入できることなどと併せて、導入支援を受けることができるか確認しましょう。
導入に際しハンズオンでの対応・導入支援が整備されているサービス・専門家のサポートを受けられるサービスを選ぶことで導入後にスムーズに電子契約システムの利用を開始することができます。
自社にあった電子契約を導入して業務効率化やコスト削減を
電子契約は、企業に多くのメリットをもたらす革新的なアプローチです。業務効率化、コスト削減、契約プロセスの可視化など、その利点は多岐にわたります。しかし、電子契約の導入には社内での調整が必要であり、従業員にとってもスムーズに利用できるかどうかを検討することが大切です。自社のニーズに合った信頼性の高い電子契約サービスを選びましょう。
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