無料で電子署名する方法とは？【メリットから注意点までわかりやすく解説】
電子署名を取り入れる際、多くの人がコストを最小限に抑えたいと考えることが一般的です。導入に一大投資を行ったにもかかわらず、後で必要な機能が利用できないといった状況は望ましくありません。
この記事では、AdobeソフトやPDF編集ツール、そしてWordやExcelなどの無料のソフトウェアを活用して、コストをかけずに電子署名を作成する手法やそれに伴うメリットから注意点などまでわかりやすく解説します。
電子署名とは
電子署名は、ペーパーレス環境での署名代替手段として利用される仕組みで、電子証明書によって本人確認が行われます。電子証明書は信頼性のある第三者機関から発行され、これによってなりすましやデータの改ざんを防ぐことが可能です。
電子署名法に基づくと、電子署名が施された電子データは、通常の印鑑が押された書類と同等の法的な効力が認められています。
電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する
【参考】電子署名及び認証業務に関する法律｜e-Gov
電子署名と電子印鑑の異なる特徴
電子署名と似た概念に「電子印鑑」があります。電子印鑑は、電子文書にデータ化された印鑑を押す手段を指します。電子印鑑には主に「印影をデータ化したもの」と「印影データに識別情報が付与されたもの」の2つの種類が存在します。
電子署名が「電子文書の本人性と改ざん防止を確保する仕組み」であるのに対し、電子印鑑は「電子的な形で印鑑を使用する手段」を指します。したがって、電子印鑑に電子署名のメカニズムを導入し、正確な識別情報を組み込むことで、電子印鑑の法的効力やセキュリティの強化が可能です。
電子署名を無料で付与する方法
以下では、電子署名を無料で行う方法について詳しく説明します。
Adobe（アドビ）を利用する
「Adobe Acrobat Reader」または「Adobe Acrobat DC」の署名機能（Self-SignデジタルID）を利用して、無料で電子署名を作成することが可能です。これらのソフトはPDFファイルを閲覧するための無料ツールであり、さらに「Adobe Acrobat Sign」という電子契約機能も備えています。
Adobe Acrobat Readerを起動し、入力と署名ツールを選択すると、テキスト入力、手書きサイン、画像の3つの方法から電子署名を簡単に作成できます。一度作成した電子署名は保存され、必要に応じて再利用が可能です。
ただし、Adobe Acrobat Readerの電子署名には一定の制限が存在し、また無料で電子契約を行える回数も月に2回までです。これを超える場合は、有料版の「Adobe Acrobat DC」を利用する必要があります。
PDF編集ツールを利用する
PDFファイルの編集を可能にするアプリやツールには、電子署名を追加できるものも存在します。これらのツールはPDFの編集機能に焦点を当てており、Adobe Acrobat Readerよりも電子署名の利用が簡便です。
ただし、無料で提供されているPDF編集ツールには、制限があることがあります。例えば、「PDFelement」は無料プランでも電子署名を作成でき、PDFを直接編集することも可能ですが、PDFを作成する際に透かしが入り、これを削除するには有料プランが必要です。PDF編集ツールを選択する際には、ビジネス利用に適しているかを確認することが重要です。
WordやExcelを利用する
WordやExcelを使用して文書を作成し、電子署名を追加することも可能です。これらのアプリケーションは多くの企業で一般的に使用され、使い慣れている利点があります。
例えば、Wordで電子署名を追加する場合、以下の手順があります。
- 電子署名を追加したい箇所を選択する。
- 「挿入」タブを選択する。
- 「テキスト」をクリックし、「署名欄」「MicrosoftOfficeの署名欄」を順に選択する。
- 電子署名欄をクリックして、署名者の氏名やメールアドレスなどの情報を入力する。
ただし、WordやExcelで電子署名を追加する場合、手続きには時間や手間がかかる可能性があります。また、WordやExcelデータの場合、タイムスタンプの付与が難しいこともあります。そのため、必要に応じてPDFファイルに変換するなどの手順が必要になることがあります。
電子署名サービスのフリープランを利用する
電子署名サービスには、一部が無料の基本プランや無料トライアル期間を提供しています。これらのサービスを導入することで、効果的に電子署名やタイムスタンプを追加し、法的効力を持つ電子契約書を生成することが可能です。同時に、ワークフローのデザインや電子文書の保管などもシステム上で簡便に行えます。
ただし、電子署名サービスの無料プランやトライアル期間には一部制限があることがあります。そのため、実際の利用感を確かめるためにも、無料プランやトライアル期間を利用してから本格的に有料プランに移行することがお勧めです。
無料で電子署名を利用するメリット
無料で電子署名を利用する際のメリットについて、以下で詳しく解説いたします。
社内や取引先の反応を確認しながら導入が可能
電子署名の実際の使用感は、導入してみないと把握できません。初めて電子署名を利用し、必要な機能が不足していることに気付いたり、他の電子署名サービスを考慮する可能性もあります。また、取引先企業が電子署名を受け入れていない場合も考えられます。電子署名サービスを試してみないと、今後の利用を判断するのは難しいことです。
有料の電子署名サービスを導入した後で、サービスの利用停止や変更が必要になる場合、無駄なコストが発生します。最初に無料のサービスを試して、周囲の反応を確認した上で、導入の決断をすることが良いでしょう。
業務の効率向上を促進できる
電子署名の導入により、電子文書を紙に印刷する手続きが効率的に改善されます。データ形式で書類を処理できるため、遠隔地への紙文書送付が不要となり、承認プロセスがスムーズに進行します。
印鑑を押すためだけにオフィスに出向く必要がなくなり、これによりリモートワークがより効率的に行えます。また、重要な文書をデジタルで保存できるため、検索が容易で書類の探し出し時間も短縮できます。
コストの削減が可能
紙の契約書を使わないことで、印刷費や郵送費のみならず、印紙税も節約できます。通常、紙の契約書では契約の際に収入印紙を貼付する必要がありますが、電子契約の場合は印紙税の支払いを免れることができます。
さらに、紙文書を保管するための物理的なスペースが不要となります。もし紙文書の収納にスペースを借りている場合は、そのスペースを借りるための経費も削減できます。
無料で電子署名を導入する際のデメリットと注意点
電子署名を無料で利用する際のデメリットと注意点について詳しく紹介します。
ファイル形式が対応していない可能性がある
無料の電子署名ツールを選ぶ際に留意すべき点は、対応しているファイル形式が限定されていることです。選択したツールがサポートしていないファイル形式の文書を扱う場合、ファイルを変換する手続きが必要となります。ツールの選定前に、利用したいファイル形式がサポートされているかを確認しましょう。
ただし、多様なファイル形式に対応しているツールの場合、無料プランでは機能に制限があることが一般的です。様々なファイル形式を取り扱う必要がある場合は、初めから有料プランの検討も視野に入れておくことが賢明です。
信頼性や証拠力が担保されにくい
無料で提供されている電子署名ツールの中には、自分でデジタルIDを作成することができるものも存在します。しかし、これらの自作デジタルIDは信頼性が低く、電子ハンコの効力とほぼ同等です。そのため、機密性の高い取引には不適切な可能性があります。
さらに、一部の無料ツールではタイムスタンプを付与する機能が備わっていない場合もあります。タイムスタンプは非改ざん性を証明するだけでなく、電子署名だけよりも書類の有効期間を延長できます。タイムスタンプの有無は証拠力に大きな影響を与えるため、電子署名ツールを選ぶ際には慎重な確認が必要です。
セキュリティに不安がある
無料ツールではタイムスタンプの利用が制限される場合があり、これによりなりすましや文書改ざんのリスクが高まります。また、オンラインで提供されるツールにはデータの暗号化機能が備わっていない場合があります。このようなツールを使用すると、データが盗み見られるなどのセキュリティ上の問題が生じる可能性があります。
無料ツールは有料ツールに比べてセキュリティ面での不安が存在します。特にオンラインでの利用を検討している場合は、セキュリティ機能が十分に備わっているかを確認することが重要です。
機能に制限がある
電子署名サービスの無料プランや無料トライアル期間では、有料プランに比べて機能に制約があることが一般的です。ユーザー数や電子契約可能件数、署名方法、電子証明書の有無などに限定がかかることがあります。
一方、初めから無料で提供される電子署名サービスは、機能が充実しているかもしれませんが、セキュリティやサポート体制が十分でない可能性があります。そのため、本格的な電子署名の導入を検討している場合は、有料プランの利用がおすすめです。
無料の電子署名ツールの選び方
以下は、無料の電子署名ツールを選ぶ際のポイントについて詳しく説明します。
目的を明確にする
最初に無料の電子署名ツールを採用する目的を明確にすることが肝要です。目的がクリアになることで、必要な電子署名ツールの具体的な特性が浮かび上がります。
例えば、「電子契約の導入」が目的の場合、無料の電子署名サービスにはユーザー数や電子契約可能な件数に制限があることがあり、円滑な電子契約の実施が難しいことが考えられます。このケースでは、無料トライアル期間を利用して具体的な使用感を確認し、必要に応じて有料の電子署名サービスへ移行するのが適しています。
一方で、「コストの削減」が目的の場合、無料の電子署名ツールがどの範囲で機能するかを確認し、業務にどのように有益に活用するかを決定することが要件です。機能制限やセキュリティの脆弱性がある場合、手続きに遅れが生じる可能性やサイバー攻撃のリスクがあるため、慎重な注意が必要です。
こういった具体的な目的設定を行うことで、無料の電子署名ツールの導入や活用方法についての計画が明確化されます。
無料プランと有料プランの差異を確認する
将来的に有料の電子署名ソフトを検討している場合、無料プランと有料プランの違いを把握することが非常に重要です。無料プランと有料プランで提供される機能に大きな違いがある場合、無料プランの使用感を確かめてから有料プランに移行する際に問題が生じる可能性があります。十分な認識を持ち、円滑な移行を実現するためには、注意が必要です。
無料プランと有料プランの差異を正確に理解し、有料プランへの移行時に留意すべきポイントを明確に把握しておくことが大切です。不安がある場合は、サポート体制がしっかりしている電子署名サービスを選ぶことで、導入や運用におけるトラブルを最小限に抑えることが可能です。
電子契約におけるバッティング問題のリスクを検討する
電子契約における「バッティング問題」は、自社と取引先が異なる電子署名ツールを使用することで電子契約が成立しない状況を指します。
無料ツールを採用して電子契約を導入する際には、取引先も同じ電子署名ツールを導入する必要が生じることがあります。このため、事前に取引先が電子契約に対応しているか、どの電子署名サービスを利用しているかを確認しておくことが肝要です。また、クラウド型の電子署名サービスを利用すれば、取引先がソフトウェアをインストールする手間を省くことができ、契約の締結がスムーズに進む場合もあります。
このように、電子契約におけるバッティング問題のリスクを考慮し、選択した電子署名ツールが円滑な取引先との連携を確保できるかどうかを確認することが重要です。
有料の電子署名の検討をおすすめする企業
以下の3つの特徴が当てはまる企業は、無料の電子署名サービスではなく、有料の電子署名を検討することがおすすめです。
コンプライアンスの強化を図りたい企業
有料の電子署名サービスは、高度なセキュリティ機能を提供しています。例えば、監査ログ機能を備えていることで、保管中の文書が改ざんされた履歴を確認できます。二段階認証機能によりなりすましを防ぎ、署名者の証明書類を添付する機能など、情報漏洩を防ぐための多彩な対策が実装されています。企業にとっては、信頼性の高いセキュリティが保障された有料サービスの利用が重要です。
法的効力や信頼性を高めたい企業
有料の電子署名サービスでは、タイムスタンプが確実に付与され、その有効期限を延長する機能が利用可能です。これにより、書類の法的効力を長期的に維持することができます。加えて、有料サービスでは書類の信頼性を高めるための機能も利用できます。例えば、Zoho Signの有料プランでは、署名依頼メールに会社のロゴを挿入したり、メッセージや色をカスタマイズしたりできる機能が提供されています。
多くの書類に電子署名をおこないたい企業
無料の電子署名サービスを利用する場合、通常はユーザー数が制限されています。有料サービスでは、無料プランと比較して多くのユーザーが同時に電子署名を行えるため、多数の書類を扱う企業にとってはより適した選択肢となります。また、有料サービスには文書の一括署名が可能な機能が備わっていることがあり、これを利用することで大量の書類に対する署名作業の時間を大幅に短縮できます。
まずは無料の電子署名サービスを導入してみよう！
電子署名のサービスやツールには、実際に利用してみないと把握できない要素があります。有料の電子署名サービスを採用する前に、無料で提供されている電子署名サービスから導入することで、無駄なコストを避けることができます。初めに無料サービスを中心に検討し、適切なサービスを見つける際に有料サービスへの移行を考えるのが良いでしょう。
